Щодо використання факсимільного відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах.

Згідно з абзацами першим та другим пункту 44.1 статті 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу (2755-17) .

Статтею 1 розділу І Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (996-14) (далі – Закон № 996) визначено, що первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України від 23 травня 2003 року № 852-IV (852-15) "Про електронний цифровий підпис", або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (пункт 2 статті 9 Закону № 996).

Відповідно до підпункту 2.5 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (z0168-95) , документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Приписами частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України (далі – Цивільний кодекс (435-15) ) передбачено, що використання при здійсненні операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

При цьому слід зазначити, що відповідно до частини другої статті 1 Цивільного кодексу цивільне законодавство не застосовується до податкових відносин.

Водночас, згідно з пунктом 12 розділу 7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (z0736-15) (далі – Правила № 1000/5), факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Вимоги Правил № 1000/5 (z0736-15) щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (пункт 4 розділу 1 Правил № 1000/5 (z0736-15) ).

Відповідно до листа Міністерства юстиції України від 26.12.2008 № 758-0-2-08-19 (v0758323-08) щодо практики застосування норм права у випадку колізії при розбіжності між загальним і спеціальним нормативно-правовим актом, перевага надається спеціальному, якщо він не скасований виданим пізніше загальним актом.

Таким чином, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.

Відповідно до пункту 52.5 статті 52 Кодексу (2755-17) контролюючі органи мають право надавати консультації виключно з тих питань, що належать до їх повноважень.

Питання щодо факсимільного відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, та інших бухгалтерських документах, не пов’язаних з обчисленням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань не відноситься до компетенції органів ДФС.