Відповідно до Кодексу законів про працю України (322-08) , постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 року № 98 (98-2011-п) "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетних коштів", постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 р. № 698 (698-92-п) "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (z0218-98) , затвердженої наказом Міністерства фінансів України 13.03.98 № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31.03.98 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України 17.03.2011 № 362) та з метою вдосконалення порядку здійснення службових відряджень в межах України та за кордон працівників Державного агентства з енергоефективності та енергозбереження України, посилення фінансової дисципліни, ефективного і раціонального використання бюджетних коштів, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок здійснення службових відряджень в межах України та за кордон працівників Державного агентства з енергоефективності та енергозбереження України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Держенергоефективності забезпечити дотримання вимог Порядку працівниками відповідних структурних підрозділів.

3. Управлінню комунікації та зв'язків з громадськістю забезпечити розміщення цього наказу на офіційній веб-сторінці Держенергоефективності.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держенергоефективності

21.10.2015 № 119

1.1. Порядок про службові відрядження в межах України та за кордон (далі - Положення) працівників Державного агентства з енергоефективності та енергозбереження України (далі - Держенергоефективності) розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 року № 98 (98-2011-п) "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 р. № 698 (698-92-п) "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (z0218-98) , затвердженої наказом Міністерства фінансів України 13.03.98 № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31.03.98 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України 17.03.2011 № 362).

1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням Голови Держенергоефективності (а у разі його відсутності, особи, яка заміщує), що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

1.3. Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю Держенергоефективності, є: запрошення, укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю Держенергоефективності.

1.4. Розгляд питань про службові відрядження працівників Держенергоефективності здійснюється в разі надходження відповідних офіційних викликів чи запрошень від органів державної влади, інших вітчизняних та зарубіжних установ і організацій та ін.

1.5. Рішення про відрядження працівника приймається Головою.

1.6. Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 15.03.2002 № 337 (337-2002-п) "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України".

2.1. Для прийняття рішення про відрядження працівника Головою Держенергоефективності, відповідний (відповідальний) структурний підрозділ готує та подає на розгляд Голові Держенергоефективності такі документи:

- службова записка;

- завдання або технічне завдання на відрядження;

- запрошення;

- кошторис витрат (додаток 1);

Кошторис витрат підлягає попередньому узгодженню із управлінням фінансування, бухгалтерського обліку та звітності.

2.2. Рішення про направлення працівника Держенергоефективності у відрядження здійснюється Головою і оформляється наказом.

2.3. Строк відрядження визначається Головою, але не може перевищувати 30 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 (98-2011-п) "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".

2.4. На підставі рішення Голови Держенергоефективності (змісту резолюції Голови), відповідним (відповідальним) структурним підрозділом готується наказ, у якому зазначається: пункт призначення, найменування юридичної особи, куди відряджений працівник, строк й мета відрядження, і який подається на підпис Голові.

2.5. Не може бути направлений у відрядження працівник, який не відзвітував про виконання завдань на відрядження та витрачені кошти в попередньому відрядженні.

2.6. Оформлений звіт про відрядження є основним документом, які дають право на відшкодування працівникові витрат на відрядження, фінансування яких здійснюється за рахунок коштів Держенергоефективності.

3.1. Відділ роботи з персоналом здійснює у відповідному журналі реєстрацію наказу про відрядження після його підписання.

4.1. У разі направлення працівника у відрядження за рахунок коштів Держенергоефективності кошти виплачуються виходячи з вартості проїзду, граничних норм відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та установлених згідно із законодавством норм добових витрат.

4.2. Відділ роботи з персоналом передає службову записку, кошторис витрат, технічне завдання на відрядження та копію наказу про відрядження до Управління фінансування, бухгалтерського обліку та звітності не пізніше трьох робочих днів до настання відрядження (для забезпечення авансом відряджуючого працівника).

4.3. Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

5.1. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (265/95-ВР) та Податкового кодексу України (2755-17) . У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

5.2. Відшкодування добових витрат, пов'язаних з перевищенням терміну перебування у відрядженні в межах України та затверджених граничних норм на найм житлового приміщення, окремих витрат на проїзд, проводиться на підставі письмового пояснення (доповідної записки) та згоди (дозволу) Голови.

5.3. До оплати не приймаються рахунки (квитанції) на наймання житлового приміщення у приватних підприємців, не зареєстрованих у встановленому порядку.

5.4. Витрати, що перевищують граничні норми відшкодування на наймання житлового приміщення та на перевезення понад 30 кілограмів багажу, на проїзд в спальному вагоні (СВ), літаку за квитками 1 класу, бізнес-класу, та іншого транспортного засобу, за наявності документа, що підтверджує фактичні витрати, відшкодовуються в кожному випадку з письмової згоди (дозволу) Голови.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджуються оригіналами відповідних документів, працівникові не відшкодовуються.

5.5. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, після завершення відрядження подати до Управління фінансування, бухгалтерського обліку та звітності звіт про використання коштів, наданих на відрядження, а також оригінали таких документів, як:

а) звіт про відрядження затвердженого Головою (додаток 2);

б) квитки на проїзд та інші документи (квитанції щодо оплати постільної білизни тощо);

в) рахунок (квитанція) на наймання житлового приміщення з чіткою печаткою організації, штампом "сплачено" та фіскальним чеком або квитанцією до прибуткового касового ордера;

г) при перевищенні терміну перебування у відрядженні - письмова згода (дозвіл) Голови на відшкодування витрат понад встановлені норми на наймання житлового приміщення та на оплату добових витрат;

5.6. У випадку наявності залишку грошових коштів, виданих працівнику Держенергоефективності на відрядження, такий залишок має передаватися у встановленому порядку до Управління фінансування, бухгалтерського обліку та звітності.

5.7. Голова Держенергоефективності особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 (98-2011-п) , та щодо витрат на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.

Дозволи міністрам та керівникам інших центральних органів виконавчої влади на відшкодування зазначених витрат надаються Першим віце-прем'єр-міністром, а також віце-прем'єр-міністрами згідно з розподілом функціональних повноважень.

5.8. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) Голови Держенергоефективності після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається Головою Держенергоефективності, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 (98-2011-п) .

Додаток 1

до Службової записки

про відрядження працівника

Додаток 2

до Службової записки

про відрядження працівника