Вiдповiдно до статтi 36 Закону України вiд 17 листопада 2011 року № 4050-VI (4050-17) "Про державну службу", пунктів 4 та 8 Положення про Національне агентство України з питань державної служби (769/2011) , затвердженого Указом Президента України від 18 липня 2011 року № 769, наказу Нацiонального агентства України з питань державної служби вiд 05 березня 2012 року № 44 (z0651-12) "Про затвердження Порядку ведення, облiку та зберiгання особових справ державних службовцiв", зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 27 квiтня 2012 року за № 651/20964, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити форму первинного обліку державних службовців № П-2ДС "Особова картка" та Інструкцію щодо її заповнення (додаються).

2. Відділу методичного забезпечення діяльності кадрових служб довести цей наказ до відома та виконання в роботі державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим або їх апаратів.

3. Юридичному управлінню забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Національного агентства України з питань державної служби відповідно до розподілу обов’язків.

5. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності Законом України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI (4050-17) "Про державну службу".

ОСОБОВА КАРТКА

ІНСТРУКЦІЯ

щодо заповнення форми первинного обліку державних службовців № П-2ДС "Особова картка"

І. Загальні положення

Ця Інструкція визначає вимоги щодо заповнення форми первинного обліку державних службовців № П-2ДС "Особова картка" (далі - Особова картка № П-2ДС) та заповнюється на осіб, які займають посади, визначені відповідно до Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI (4050-17) "Про державну службу" (далі - Закон), а також осіб, які бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад державної служби (далі - претенденти на посаду).

ІІ. Заповнення Особової картки № П-2ДС

2.1. Особова картка № П-2ДС заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного), без скорочень та виправлень.

2.2. У формі Особової картки № П-2ДС графа "Реєстраційний номер облікової картки платника податків" не заповнюється, якщо громадянин через свої релігійні переконання відмовився від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (z2007-12) та повідомив про це відповідний орган державної податкової служби і має про це відмітку у паспорті громадянина України.

2.3. Записи дат виконуються арабськими цифрами, число (дд) і місяць (мм) - двозначні числа, рік (рррр) - чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.

ІІІ. Вимоги щодо заповнення Особової картки № П-2ДС

1. Загальні відомості

1.1. Розділ 1 заповнює претендент на посаду чи державний службовець.

1.2. Пункти 1-5, 7-10 заповнюються відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві та інших документах:

прізвище, ім'я та по батькові (без скорочень).

Освіта повинна відповідати мінімальним загальним вимогам, визначеним статтею 16 Закону (4050-17) : повна вища освіта, базова вища освіта, неповна вища освіта.

Також зазначаються:

повне найменування навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

роки вступу і закінчення навчального закладу;

спеціальність: відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і дата його видачі.

Якщо громадянин станом на дату заповнення Особової картки № П-2ДС навчається у навчальному закладі, то заповнюються тільки графи: найменування навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність.

Місце народження: країна, область, район, місто (село, селище).

Дата народження: число, місяць, рік.

Науковий ступінь, вчене звання заповнюються відповідно до запису у дипломі: рік присвоєння, номер диплома, дата його видачі.

Рівень володіння мовами зазначається: "читаю та перекладаю із словником", "читаю і можу розмовляти", "володію вільно". За наявності диплома, свідоцтва тощо зазначаються відомості про такий документ та рівень володіння мовами.

Сімейний стан: одружений, неодружений, заміжня, незаміжня, розлучений, розлучена, вдова, вдівець; склад сім'ї із зазначенням прізвищ, імен, по батькові і дат народження. Неодружені/незаміжні особи вказують батьків як членів сім'ї у разі, коли вони спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки.

Паспорт громадянина України: серія, номер, ким виданий, дата видачі. Вказане записується відповідно до запису у паспорті.

Місце проживання (за державною реєстрацією): поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номери будинку, квартири.

Місце фактичного проживання, телефон: поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номери будинку, квартири, номер контактного телефону.

2. Відомості щодо вступу на посаду

У відомостях щодо вступу на посаду зазначаються:

2.1. Дата прийняття Присяги державного службовця.

2.2. Прийняття на посаду в орган, установу (організацію):

на підставі конкурсу: номер протоколу, дата;

до патронатної служби: посада керівника;

інше: згідно з чинним законодавством.

2.3. Загальний стаж роботи визначається згідно із Законом України "Про пенсійне забезпечення" (1788-12) та записами у трудовій книжці.

2.4. Страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, а за періоди до запровадження системи персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб - у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.

2.5. Стаж державної служби обчислюється відповідно до Порядку обчислення стажу державної служби (559-2012-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 червня 2012 року № 559, а також на підставі трудової книжки та інших документів, які відповідно до законодавства підтверджують стаж роботи.

3. Вид дисциплінарного стягнення

Заповнюється відповідно до статті 53 Закону (4050-17) , а саме: зауваження; догана; сувора догана; попередження про неповну службову відповідність; звільнення з посади державної служби.

4. Заохочення та нагороди

Заповнюються на підставі рішення відповідного органу, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та інших державних органів, у тому числі про присвоєння почесного звання.

5. Додаткові відомості

5.1. Розділ 5 заповнює претендент на посаду чи державний службовець.

5.2. Пункти 1-4 заповнюються відповідно до записів у військовому квитку, посвідченні та інших документах.

5.3. У пункті 1 зазначаються відомості про військовий облік: група обліку; категорія обліку; склад; військове звання; номер військово-облікової спеціальності; придатність до військової служби; найменування військкомату за місцем реєстрації; найменування військкомату за місцем фактичного проживання; перебування на спеціальному обліку.

5.4. У пункті 2 "Наявність пільг" вказуються пільги та документи, які їх посвідчують (серія, номер, ким та коли виданий).

5.5 У пункті 3 зазначається: "Із Законом України "Про правила етичної поведінки" (4722-17) ознайомлений(а) та зобов’язуюсь його дотримуватись".

5.6. У пункті 4 "Про вимоги і обмеження щодо прийняття та проходження державної служби відповідно до Законів України "Про державну службу" (4050-17) та "Про засади запобігання і протидії корупції" (3206-17) зазначається: "попереджений(а) та інформую про наявність (відсутність) корпоративних прав, близьких осіб, які працюють у цьому органі".

5.7. У кінці розділу 5 проставляються дата заповнення та особистий підпис претендента на посаду чи державного службовця.

6. Дата і підстава звільнення

Записи дати і підстави звільнення здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства і з посиланням на відповідні норми Закону (4050-17) та/або Кодексу законів про працю України (322-08) .

7. Виконувана робота з початку трудової діяльності

7.1. Виконувана робота з початку трудової діяльності зазначається, включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом.

7.2. При заповненні цього розділу підприємства, установи та організації необхідно іменувати так, як вони називалися у той час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади.

8. Автобіографія

8.1. Автобіографія заповнюється претендентом на посаду чи державним службовцем особисто у довільній формі з дотриманням чіткої хронологічної послідовності (від народження до часу написання автобіографії). У ній зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, дата і місце народження, висвітлюються питання, пов’язані з навчанням, трудовою і громадською діяльністю, короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти). Укінці ставляться підпис і дата.

8.2. Претендентам на зайняття посади рекомендується вказувати причини перерв у трудовій діяльності, якщо вони мали місце.

9. Просування державного службовця по службі

9.1. Записи щодо просування по службі в державному органі повинні здійснюватись відповідно до вимог законодавства про державну службу та/або законодавства про працю та вносяться відповідно до розпорядчого документа із зазначенням номера, дати його видачі.

9.2. У разі зміни найменування структурного підрозділу, посади, групи, підгрупи, рангу проводиться окремий запис.

10. Підвищення рівня професійної компетентності

У розділі 10 "Підвищення рівня професійної компетентності державного службовця під час роботи в державному органі":

у графі "Найменування навчального закладу, установи, організації, у тому числі за кордоном" зазначається повне найменування навчального закладу, де здійснювалось підвищення рівня професійної компетентності;

програма чи тематика підвищення рівня професійної компетентності зазначається відповідно до запису у дипломі (свідоцтві). При проходженні стажування вказується посада, на якій пройдено стажування.

11. Результати оцінювання службової діяльності

У "Результатах оцінювання службової діяльності" зазначаються:

дата проведення оцінювання;

результат: відмінно, позитивно, негативно;

рекомендації (за результатами оцінювання): рекомендовано присвоїти черговий ранг державного службовця тощо.

12. Відпустки

Цей розділ заповнюється відповідно до вимог чинного законодавства із зазначенням номера, дати розпорядчого документа.

13. Відомості про зміни в облікових даних працівника після заповнення особової картки

Відомості про зміни в облікових даних працівника після заповнення особової картки заносять у таблицю після надання претендентом на посаду чи державним службовцем офіційних документів про такі зміни із зазначенням дати, характеру та підстав зміни таких даних.

Про затвердження форми первинного обліку державних службовців № П-2ДС "Особова картка" та Інструкції щодо її заповнення